玉林市人民政府办公室公文处理暂行办法
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玉林市人民政府办公室公文处理暂行办法
玉林市人民政府文件
玉政办［2000］18号
玉林市人民政府办公室关于印发公文处理暂行办法的通知
本办各科室：
现将重新修订的《玉林市人民政府办公室公文处理暂行办法》印发给你们，希遵照执行。
二０００年三月二十二日
玉林市人民政府办公室公文处理暂行办法
第一章总则
第一条为使办公室公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》(国办发［1993］ 81号)和《玉林市人民政府工作规则》(玉政发［1997］3号)，制定本办法。
第二条公文处理工作是市政府办公室的一项重要职能。所有从事公文处理工作的人员，要忠于职守，廉洁正派，学习和掌握有关专业知识。要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，力戒主观主义、形式主义。
第三条公文处理必须做到准确、及时、安全。要提高办文效率，急件随到随办；有时限要求的文件，必须在时限内完成；一般文件应在15天内办理完毕。
第四条各承办公文处理的科(室)，要增强全局观念，相互支持，主动配合，反对彼此推诿、扯皮，以确保公文处理的时效和质量。
第二章收文
第五条送市政府及市政府办公室的公文(含电报、请柬等)，均由第一秘书科负责签收、拆封(署名信件除外)，并按规定编号、登记。机要文件及上级正式文件由市政府(办)保密室负责签收、登记、发送。
第六条以下各类文件应纳入市政府办公室收文:中共中央、自治区党委、 市委(含办公厅〈室〉，下同)文件；国务院及其各部门文件；自治区人民政府及其各部门文件；市级单位和市直各部门(含市委各部门、市政府各部门、人大、 政协、中级法院、检察院、军队、民主党派、人民团体、双重领导机构，下同)和县 (市)区人民政府(含管委会，下同)的主送件；其它需要纳入收文编号、登记的文件。对上述文件应按收文规定，进行编号、登记。
各县(市)区政府和市直各部门、各单位的抄送件、越级请示件、多头请示件和各类简报、资料、情况反映等，均不纳入收文登记。
第七条收文按以下五类分别编号、登记:
(一)中央、自治区党委、市委(含办公厅、室)文件；
(二)国务院和自治区政府(含办公厅)文件；
(三)国务院各部门、自治区政府各部门文件；
(四)各县(市)区政府、市直各部门的主送件；
(五)机、绝密刊物，传真电报(含传真文件)以及需要纳入收文的其它文件。
第八条收文登记一般应登记以下内容:
收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。
第九条市政府办公室收到的各类文件，由第一秘书科按各科(室)的分工，分送有关科(室)承办。
第十条各承办公文的科(室)应建立严格的收文登记制度，加强对公文运转的管理，保证收到的公文件件有着落。
第十一条市直各部门对市政府交办公文提出的处理意见，一般应在3 天内送回有关承办科(室)办理。
第十二条凡纳入收文登记的文件，在周转时各科(室)、各部门均应在收文登记簿(卡)上签收。
第三章收文办理
第十三条对各类收文的办理方法如下:
(一)上级文件:国务院(含办公厅)及各部门，自治区政府(含办公厅) 及各部门发给市政府的文件，经市政府或办公室有关领导阅批后，交有关科(室)承办。
(二)各县(市)区政府、市直各部门的请示件，由第一秘书科编号登记后，分送有关科室填写公文处理笺，并提出拟办意见，经分管办文的领导阅示后，再送分管副主任、主任、副秘书长、秘书长或市政府领导阅批。
(三)各县(市)区政府，市直各部门、各单位给市政府或市政府办公室的文件抄送件、情况反映、简报等，由第一秘书科分送有关科(室)，重要的送有关领导，一般的留一份备查。
(四)越级请示或多头请示和一文请示多事的文件以及夹带有请示事项的报告，由第一秘书科退回报文单位按规定重新办理。因特殊情况越级请示的文件除外。
一般不办理未经编号登记的文件，防止倒流公文和公文“体外循环”。
第十四条各科(室)送市政府领导审批或阅知的文件， 领导阅批后由领导秘书送回各送文科(室)办理或由各送文科(室)取回办理。领导审批公文，主批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，应当视为同意。
第十五条催办、督办。各科(室)对送批或交办的公文，要及时催办、督办，防止漏办或压误，对紧急公文，要专人跟踪催办、督办，限时办理。
第十六条市直各部门对市政府或市政府办公室交办公文提出处理意见后，由市政府办公室承办科(室)根据所提意见，对公文进行二次承办。各承办人员在二次承办中提出的拟办意见，应先经该科(室)负责人审核，再根据市政府或市政府办公室领导分工送批。如公文由几个部门承办，且意见又不统一的，应协调一致后再送批。
第十七条处理各部门的请示，应坚持先拟办、后审批的原则。领导不受理、不批办未经市政府办公室或承办科(室)注批的公文，防止出现倒流公文。
第十八条市政府或市政府办公室领导对未纳入收文的零星公文作了批示，又确需办理的，有关承办科(室)应送第一秘书科补编收文号，并统一登记后再办理。
第四章发文办理
第十九条发文要坚持精简文件的原则，严格控制发文，行文要求少而精，注重效用。
第二十条文稿处理主要按照拟稿、会签、核稿、送审、签发、缮印、校对、用印、登记、发送、立卷、归档、销毁的程序办理。
第二十一条草拟文稿按《国家行政机关公文处理办法》的要求办理。
公文格式一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关和时间、份数等部分组成。
(一)发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
(二)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。印刷“绝密”、“机密”公文要标明份数序号。
(三)紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
(四)发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
(五)上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
1.市政府对下级机关文件的处理用“批转”，对本级文件用“印发”，或写作“玉林市人民政府关于×××××××的通知”，对上级机关文件的处理用“转发”。
2.标题上已有市政府或市政府办公室全称的规范性文件，落款只落成文日期，因避讳名称重复而在标题不写市政府或市政府办公室全称时，落款处则要写市政府或市政府办公室全称并落成文日期；普通通知和传真文件，落款处应写市政府或市政府办公室的全称，并落成文日期。
3.标题排列一般不超过五行。排列形式可分别用上宝塔、下宝塔和中间长、上下短的排法，力求美观大方。
(七)主送机关
1.除“公告”、“通告”外，公文一般都应标明主送机关。
2.“请示”只写一个主送机关，如需同时报送其他上级机关，应用抄报形式。不得抄送同级机关和下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”一般不得直接送领导者个人。
3.主送机关一般写在正文抬头顶格处，情况特殊时也可写在文尾。主送机关应写全称或规范化简称，即主送机关为国务院各部委或国家总局时，委和局前均加“国家”二字，如“国家计委”、“国家旅游局”；部前可不加“国家”二字，如“财政部”、“农业部”。主送机关为自治区政府及有关部门时, 一般不加“广西”字样,如“自治区人民政府”、“自治区民政厅”等。
4、主送机关的排列顺序：县(市)区政府(管委)，市直部门。
(八)抄送机关
1.抄送机关的排列顺序，按隶属关系分，上级机关排列在前，其次为同级机关，再次为下级机关。按系统分，其顺序为：党、政、军、群。市人大办公室、市政协办公室、市中级法院、市检察院排在后面，但应另起一行。
2.如主送、抄送机关为“市直有关部门”或“有关单位”时，承办科(室)要具体列出这些部门和单位的名单，以便发文和归档备查。
(九)层次。正文部分需标明层次时，分层标识为:
第一层:“一、”，“二、”，“三、”，......
第二层:“(一)”，“(二)”，“(三)”，......
第三层:“1.”，“2.”，“3.”，......
第四层:“(1)”，“(2)”，“(3)”，......
规范性文件，按有关规定，视需要用章、节、条、款、项、目标明层次。
(十)公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
附件和文件订在一起，如不能订在一起，应在附件左上角注明主件的发文号和附件的顺序号。
(十一)成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。
(十二)文件应当标注主题词；标注主题词要按照《国务院公文主题词表》的要求进行。
(十三)文字从左至右横写、横排。用词用字要准确、规范，文内使用简称，应先用全称并注明简称。人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期写具体的年、月、日。
第二十二条拟稿应坚持“谁主办，谁拟稿”的原则。
(一)拟稿一般由各有关相应科(室)科长、副科长或工作人员具体承办。重要文稿的拟稿由领导直接指导、主持进行。
(二)文稿首页必须用市政府或市政府办公室发文稿纸，并按规定详细填写各项内容。
(三)草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合归档要求，不得用铅笔、圆珠笔。不得在文稿装订线左侧书写。
(四)市直职能部门为市政府、市政府办公室代拟文稿，代拟部门主要领导要对代拟稿内容和文字认真把关方可签字，并以本部门名义对拟稿、会签等有关情况作文字说明，打印、加盖本部门印章后方可报市政府办公室。代拟规范性文件，必须按《自治区人民政府关于印发<广西壮族自治区政府立法工作程序规定 >的通知》(桂政发［1996］52号)和《自治区人民政府关于政府立法工作程序规定的补充通知》(桂政发［1997］67号)办理。
(五)市长在市政府重要会议上涉及全局性的报告、讲话，由市政府办公室第四秘书科起草，有关部门和单位负责提供所需资料和情况；市长、副市长在有关部门工作会议上的讲话，由会议承办部门起草，市政府办公室有关科(室)把关。
(六)市直各部门起草的代拟稿和市政府领导讲话稿，凡质量不合格、不按行文规则和报文程序办理的，市政府办公室将一律作退文处理，直至符合要求为止。部门为市政府领导起草的讲话稿，原则上应在会前５天送达市政府办公室。
(七)起草公文必须使用统一印制的公文稿纸，用黑色或蓝黑墨水书写，字迹要工整，标点符号要清楚。公文文稿内不得出现错字、别字，不得书写异体字或不规范的简化字、繁体字。修改较多而难以辩认的文稿，应清稿誊正。
拟稿中引用其他公文，应将其公文标题及发文字号全部引出。拟稿所用数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般均用阿拉伯数码。文稿中的计量单位，一律用国家法定计量单位。
第二十三条会签。文稿送批前，对涉及其他部门的问题，应严格执行会签制度。规范性文件则一律须经市法制局审核会签。
(一)会签的文稿，必须由每一会签单位的负责人签署意见。
(二)凡需会签的文稿，一般应由拟文科（室）或拟文部门与有关单位联系，送请会签。市直各部门送来的需会签而未会签的文稿( 包括代市政府或市政府办公室拟的文稿)，则退回来文单位重新办理会签手续；特殊情况，可由承办科(室) 帮助协调。
(三)如会签、协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如实汇报，并由办公室承办科(室)在拟办中提出建议和意见，一并报请市政府领导审定。
第二十四条核稿。对部门代拟的文稿和办公室承办科(室)草拟的文稿，都必须认真进行审查、核对、把关。公文核稿人员要以高度负责的精神，对文稿从政策、文字、体式到会签手续等方面进行认真审核，严格把关。
核稿主要审核以下六个方面:
(一)是否需要发文，以何种形式发文，是否需要以市政府或市政府办公室的名义发文。如属部门职权范围内的事项、专业会议纪要、不成熟的文件等可以不发文的，以及可以口头、电话等其他方式处理的事项，均应建议不发或由部门自行发文。
(二)文件内容是否符合党和国家的方针、政策及有关法律、法规，同现行有关规定有无矛盾，如有矛盾，则应提请起草单位弄清情况，会同有关部门协商修改；如属在原规定基础上有所发展的新的政策规定，则应写出说明。
(三)涉及有关部门的问题是否已协调一致。凡未经协商的，应按本细则第二十三条的规定重新办理。
(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明确具体，切实可行。对含混不清、模棱两可或者脱离实际、过于繁琐之处，应与报文单位研究修改。
(五)引文是否无误，文字表达是否准确、严密、简炼、生动，标点符号是否正确，文件格式是否符合有关规定。
(六)凡需提请有关会议审定的文件，承办科(室)应提出交何种会议审定的建议，按照《玉林市人民政府工作规则》的规定，报请市长、分管副市长、秘书长审阅确定后，送第一秘书科列入议程。
第二十五条复核。各科(室)承办的以市政府或市政府办公室名义发出的文件(包括电报等)，文稿起草完毕,必须经科长(主任)初审后，方可送分管主任、 副主任或秘书长、副秘书长审核。上述分管领导审核后，由相关科室交第一秘书科对公文进行统一复核后送分管办文工作的领导核定并签呈有关领导最后签发。
第二十六条签发。市政府或市政府办公室发出的文件，必须按照规定的职责权限，经市政府或市政府办公室领导人签发。签发文件的权限是：
(一)市政府文件
1.属于全局性的、综合性的、重要和重大问题的文件，由市长或常务副市长签发。
2.属于既有方针政策范围内工作的文件，由分管副市长签发，如涉及两位以上副市长工作的，应送有关副市长审核后由主管副市长签发。
3.经会议讨论决定的事项，可由市长、常务副市长或秘书长签发。
4.“议案”由市长或委托常务副市长签发。
(二)市政府办公室文件
1.属于市政府授权以办公室名义对下级政府、部门安排部署工作、转发市直各部门的请示、报告的文件，须经分管副市长审核签字同意后，由正、副秘书长或正、副主任签发。
2.属于办公室职权范围内的文件，由正、副秘书长或办公室正、副主任签发。
3.市政府常务会议，市长办公会议、市政府全体会议纪要由市长、常务副市长或秘书长签发。
签发文件，应明确签署“发”、“同意”、“同意发”等字样，并将签发人的姓名和签发的年、月、日书写齐全。
第二十七条缮印、校对、用印。
(一)所有公文文头和印刷用纸，均由第二秘书科按文种需要统一印刷和管理。公文用纸为16开型(长260毫米、宽184毫米)，左侧装订。
(二)正式文件(含传真电报)一律交由第一秘书科统一编号后由承办科室送文印室打印。
(三)文印字体、字号按以下标准使用:标题字用二号、小二号宋体； 正文及文号用三号、四号仿宋体；秘密等级、缓急时限用三号、四号黑体；文内小标题及重点字句用三号、四号黑体或楷体；“主题词”本身三个字用三号、四号黑体；主题词内容用三号、四号宋体；其它均与正文类同，用三号、四号仿宋体。
(四)各种文件分发范围均由承办科(室)提出意见，由第一秘书科核定( 保密室所发文件范围按规定渠道呈核、分发)。已经签发的文件，未经领导同意，承办科(室)不得随意更改文件内容和分发范围。
(五)公文文稿应规范和符合存档要求。对用铅笔和圆珠笔书写的、文字混乱而无法存档的、不按规定程序审批的文稿，第二秘书科在接件时有权退回，待符合要求后再接件存档。
(六)文件按轻重缓急程度和先后顺序安排打印，平件一般在３天内完成，在未遇到急件的情况下，原则上当天的文件当天完成，特急件由分管办文的领导签字确定后可即办。
(七)校对一般实行“谁承办、谁校对”的原则，文稿打出清样后，由打字员通知承办单位派员校对。校对人员校对后需在文稿“校对”栏签名，以示负责。如属部门代拟稿，有关部门校对后，市政府办公室承办科(室)需再行校定，方可付印。
(八)凡市直各部门需以市政府或市政府办公室名义发的会议通知，各部门拟好通知稿后到市政府办公室第一秘书科统一登记并分流到职能科（室）按公文办理程序办理。
(九)所有打印的文件材料要环环把关，确保质量，成品件文字差错率要控制在2‰以内，并做到清晰美观，无错装漏页。
(十)上级机关的文件，除绝密和注明不准翻印外，经正副秘书长或办公室正副主任批准，可以翻印和复印。翻印时，应注明翻印机关、时间、份数、分发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。复制件作为正式文件使用时，应加盖复制机关公章，视同正式文件妥善保管。
(十一)市政府和市政府办公室所有正式文件都必须用印。联合上报的非规范性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章。用印要注意上不压正文、下要骑年盖月。凡需用市政府印章，需经市长、副市长、秘书长、副秘书长(须经授权)同意，凡需用市政府办公室印章，需经秘书长、副秘书长、主任、副主任同意。文稿上(包括传真电报)凡无领导人同意发文(电)的批示，不得用印。领导人签发的文稿原件同时用印，以示该文件已正式印发。
第二十八条发送。传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。
(一)文件的发送实行“按需发文”的原则，只发给与该工作有关的单位，不按单位的级别、政治待遇发文。
(二)市政府和市政府办公室的文件缮印、校对、用印后，承办科(室)负责协助第二秘书科装订、分封，最后由收发室统一发送，特殊情况也可以由承办科(室)直接发送。公文发送必须及时，平件一般应在１─３日内发出，急件应随到随发或在要求的时限内发出。发送急件的信封应分别标出“急件”、“特急”或“会议通知即到即送”的字样。
(三)凡新成立的机构需要发给文件时，必须由该机构向市政府办公室提出申请，经批准后方可发给文件。
第五章办结
第二十九条各承办科(室)对已经处理过的文件，要定期于每周星期一上午进行清理检查，根据有关规定和实际情况，确定是否办结。并将清查情况报分管办文的领导及第一秘书科。第一秘书科要做好督办工作。
(一)确定文件办结应力求准确，不应把正在办理的文件划入办结文件一类，也不宜把已办结文件长时间放在正在办理类文件中。确定文件办结的原则如下:
1.各类周知性文件、调查报告、情况报告，分送市政府或市政府办公室有关领导和部门阅知后，而无批示或其他意见的；
2.各类交办文件，市政府有关部门已直接答复来文单位的；
3.需市政府领导批示、决定的事项，领导批示后，已书面、口头或电话答复来文单位的；
4.需以市政府或市政府办公室名义行文的事项，业已行文的；
5.国务院及各部门、自治区政府及各部门来文中，应转交市政府有关部门办理，业已交办的；
6.其他可确定为已经办结的文件。
(二)已办结的文件，在正式立卷前，除以市政府或市政府办公室名义行文的底稿应立即送第二秘书科存档外，其余的文件由承办科(室)暂存。
(三)承办科(室)应对暂存文件作适当整理，要注意文件形成的先后次序和有机联系，保持材料的完整齐全，并剔除重份。暂存文件的管理，应以便于查找利用和便于立卷、归档为原则，一般可采用分类依号排列法，也可由承办科(室)自行确定符合这一原则的其他方法。
第六章立卷、归档和销毁
第三十条公文办结后，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
第三十一条公文立卷归档以本机关形成的公文为重点，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确地反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。
第三十二条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
第三十三条整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应当归档的公文、文稿等材料。
第三十四条没有存档和存查价值的公文，经过鉴别和分管领导批准，可以销毁。销毁公文，由各科(室)负责。销毁秘密公文，要进行登记，由２人监销，保证不丢失、漏销。
第七章与党委机关相关文件的处理
第三十五条各县(市)区、各部门呈报文件要贯彻党政分开的原则，根据职权范围和隶属关系行文。属于政府职权范围内的工作，向市政府或市政府办公室呈报。需同时报市委和市政府的文件，可主报市委，抄报市政府，或主报市政府，抄报市委。对同时报呈市委和市政府或市委办公室和市政府办公室的多头请示件，市政府办公室一律不予受理。市政府办公室只处理属政府职权范围内事务的或主报单位为市政府或市政府办公室的文件。需要市委办公室、市政府办公室共同处理的文件，由两办协商办理。
第三十六条发文也要贯彻党政分开的原则，尽量减少党政联合发文。如确需市委、市政府或市委办公室、市政府办公室联合发文的，由市委、市政府或市委办公室、市政府办公室主要领导审定。
第三十七条市直各部门需要以市委、市政府或市委办公室、市政府办公室联合发文的文稿，一律送市委办公室办理。委托各部门起草的并需市委、市政府或市委办公室、市政府办公室联合发文的文稿，则按照谁交办送谁处理。
第八章附则
第三十八条本办法自发布之日起执行。
第三十九条本办法由市政府办公室第一秘书科负责解释。
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